Teknik ziyaretlerde tercümanın çalışma ortamına ve sektör terminolojisine hazırlıklı olması gerekir. Tesis bilgileri incelendikten sonra Beylikdüzü Tercüman Refakat Hizmeti kapsamında üretim, makine, kalite, güvenlik ve bakım konularına uygun tercüman planlanabilir. Program birden fazla üretim alanını kapsıyorsa süre buna göre belirlenmelidir.
Fabrika adı, üretim konusu, ürün grubu ve ziyaret amacı önceden paylaşılmalıdır. Teknik katalog, süreç şeması ve makine listesi hazırlık için yararlıdır.
Gürültülü alanlarda konuşmacılar sırayla ve açık biçimde konuşmalıdır. Gerektiğinde daha sakin bir açıklama alanı veya kulaklık sistemi kullanılabilir.
Ölçü birimleri, kapasite değerleri, toleranslar, model numaraları ve teknik kısaltmalar dikkatle aktarılmalıdır.
Tesis güvenliği için baret, iş ayakkabısı, yelek veya gözlük gerekiyorsa tercümana da sağlanmalıdır. Giriş ve gizlilik prosedürleri önceden bildirilmelidir.
Tercüman mühendislik kararı vermez ve teknik sorumluluk üstlenmez. Uzman değerlendirmeleri ilgili mühendis veya yetkiliye aittir.
Saha programında farklı bina, depo veya üretim hattına geçiş süreleri toplam çalışma planına eklenmelidir.
Ticari sır, üretim yöntemi ve teknik çizimler gizlilik içinde ele alınmalıdır. Fotoğraf ve kayıt kuralları tesis yönetimince açıklanmalıdır.
Toplantı sonrası teknik rapor veya yazılı belge çevirisi gerekiyorsa kapsam ayrıca belirlenmelidir.
Programın beklenenden uzun sürmesi dönüş ulaşımını ve tercümanın sonraki görevini etkileyebilir.
Teknik ziyaretlerde üretim hattının hangi aşamalarının gezileceği önceden belirtilmelidir. Tercüman süreç sırasını bildiğinde kullanılan kavramları ve ekipman adlarını daha iyi takip edebilir.
Yabancı heyete yapılacak güvenlik açıklamaları eksiksiz aktarılmalıdır. Acil çıkış, yasak alan, koruyucu ekipman ve fotoğraf çekim kuralları ziyaret başlamadan açıklanabilir.
Teknik sunum sırasında çizim, tablo veya ekran paylaşımı kullanılacaksa tercümanın görseli rahatça görebileceği bir konum sağlanmalıdır. Yalnızca sözlü anlatımı duymak bazı teknik ayrıntıları anlamak için yeterli olmayabilir.
Makine testleri veya üretim denemeleri sırasında gürültü artabilir. Önemli açıklamalar daha sakin bir alanda tekrar edilebilir veya kulaklık sistemi kullanılabilir.
Ziyaret sonunda teknik toplantı yapılacaksa saha sırasında ortaya çıkan soruların listelenmesi yararlıdır. Tercüman bu soruları aktarır ancak teknik çözüm veya mühendislik görüşü sunmaz.
Ziyaret öncesinde üretim hattının çalışır durumda olup olmayacağı ve gösterilecek testlerin süresi bildirilmelidir. Beklenmeyen bakım veya üretim duruşu programın akışını değiştirebilir.
Teknik heyetin toplantı sonunda yazılı soru listesi hazırlaması, açık kalan noktaların doğru biçimde değerlendirilmesini kolaylaştırır. Bu soruların yazılı çevirisi ayrıca planlanabilir.
Ziyaret tamamlandıktan sonra teknik toplantı tutanağı, test sonucu veya bakım raporu hazırlanacaksa kaynak belgeler düzenli biçimde toplanmalıdır. Yazılı çeviri için hedef dil ve teslim tarihi ayrıca belirlenir.