Yurt dışından gelen misafir ve heyetlerin programı birden fazla ulaşım, toplantı ve ziyaret aşamasından oluşabilir. Uçuş ve program bilgileri kesinleştirildikten sonra Beylikdüzü Tercüman Refakat Hizmeti kapsamında havaalanı, otel, şirket, fabrika ve sosyal program için uygun tercüman planlanabilir. Günlük akışın gerçekçi hazırlanması önemlidir.
Uçuş numarası, terminal, varış saati ve gecikme bilgileri paylaşılmalıdır. Karşılama noktası ile misafirin iletişim bilgileri önceden belirlenebilir.
Otel girişinde rezervasyon adı, oda düzeni ve ödeme yöntemi gibi konuların aktarılması gerekebilir. Tercüman otel adına karar vermez veya mali işlem yetkisi kullanmaz.
Şirket toplantısı, fabrika ziyareti ve iş yemeği aynı gün içindeyse adresler arası yol süresi programa eklenmelidir.
Misafirlerin isimleri, görevleri ve şirketleri tercümana önceden iletilirse doğru hitap ve telaffuz kullanılabilir.
İş görüşmelerinde ürün, fiyat, sözleşme ve teslim koşulları gibi konulara hazırlık yapılmalıdır. Sosyal programda ise kültürel bağlam ve doğal iletişim ön plana çıkar.
Tercümanın heyetle aynı araçta bulunup bulunmayacağı ve ulaşımın kim tarafından sağlanacağı belirlenmelidir.
Uçuş gecikmesi, toplantının uzaması veya yeni program eklenmesi toplam hizmet süresini etkileyebilir.
Gizli kurumsal bilgiler ve misafirlerin kişisel verileri korunmalıdır. Program belgeleri yetkisiz kişilerle paylaşılmamalıdır.
Yazılı sunum, sözleşme veya toplantı özeti çevirisi gerekiyorsa bu çalışma ayrıca planlanmalıdır.
Heyetin gelişinden önce programın son sürümü tercümana gönderilmelidir. Uçuş, otel, toplantı ve ziyaret saatlerinin tek belgede gösterilmesi günlük akışın takip edilmesini kolaylaştırır.
Havaalanı karşılama noktasında isim tabelası veya şirket logosu kullanılacaksa gerekli metin önceden hazırlanabilir. Terminal değişikliği ve uçuş gecikmesi tercümana bildirilmelidir.
Misafirlerin özel beslenme, erişilebilirlik veya ulaşım ihtiyacı varsa program sahibi tarafından planlanmalıdır. Tercüman bu bilgileri ilgili hizmet sağlayıcılara aktarabilir ancak organizasyon sorumluluğunu üstlenmez.
İş yemeği ve sosyal etkinliklerde kültürel nezaket, hitap biçimi ve doğal sohbet önemlidir. Tercüman mesajı aktarırken görüşmeye kendi kişisel yorumunu eklememelidir.
Günlük program sonunda havaalanı veya otele dönüş bulunuyorsa yol ve bekleme süresi hizmet planına eklenmelidir. Gece geç saatli programlar için ulaşım koşulları önceden belirlenmelidir.
Birden fazla gün süren heyet programlarında her günün adresleri, toplantı saatleri ve ulaşım düzeni ayrı paylaşılmalıdır. Program devamlılığı için mümkünse aynı tercümanla çalışılması tercih edilebilir.
Misafirlerin serbest zaman programı da tercüman refakati gerektiriyorsa kapsam önceden belirtilmelidir. Turistik gezi, alışveriş veya sosyal program kurumsal toplantıdan farklı süre ve ulaşım planı oluşturabilir.
Heyet programı tamamlandıktan sonra teşekkür yazısı, toplantı özeti veya iş birliği belgesi hazırlanacaksa kullanılan kişi ve şirket adlarının programdaki resmî yazımla aynı olması sağlanmalıdır.