Resmî kullanım için hazırlanan çevirilerde gerekli onay biçimi kurumun talebine göre belirlenir. Belge incelendikten sonra Beylikdüzü Yazılı Tercüme hizmeti kapsamında yeminli imza, noter tasdiki ve apostil aşamalarının gerekli olup olmadığı planlanabilir. Her belge için bütün onayların uygulanması gerekmez.
Yeminli tercümede noter huzurunda yemin etmiş tercüman çeviriyi imzalar ve kaşeler. Çevirinin kaynak belgeye uygunluğu tercümanın mesleki sorumluluğundadır.
Noter tasdikinde noter, tercümanın ilgili noterlikteki yemin kaydını ve imzasını doğrular. Noter metni yeniden çevirmediği için dilsel kontrol tasdik öncesinde tamamlanmalıdır.
Bazı kurumlar yalnızca yeminli tercüme kabul ederken bazıları noter tasdikli nüsha ister. “Onaylı çeviri” ifadesinin hangi işlemi anlattığı kurumdan öğrenilmelidir.
Yurt dışında kullanılacak belgelerde apostil gerekebilir. İşlem sırası kaynak belgenin veya noter tasdikli tercümenin apostillenmesine göre değişebilir.
Apostil kapsamı dışında kalan ülkelerde konsolosluk veya dışişleri tasdiki talep edilebilir. Güncel işlem bilgisi ilgili kurumdan alınmalıdır.
Belgenin hedef dili de kabul şartına göre belirlenir. Bazı kurumlar İngilizce kabul ederken bazıları kendi resmî dilinde tercüme ister.
Nüsha sayısı noter ve apostil işlemi öncesinde belirtilmelidir. Sonradan ek nüsha istemek yeni tasdik masrafı oluşturabilir.
Kaynak belgenin aslının gerekli olup olmadığı önceden sorulmalıdır. Dijital görüntü üzerinden çeviri yapılabilse de noter veya kurum asıl belgeyi görmek isteyebilir.
Teslim öncesinde kaynak belge, çeviri, noter şerhi ve apostil üzerindeki isim, tarih ve numaralar karşılaştırılır.
Noter işlemi yapılacaksa tercümanın ilgili noterlikte yemin kaydının bulunması gerekir. Her yeminli tercümanın her noterlikte kaydı olmayabileceği için noter ve tercüman seçimi birlikte planlanmalıdır.
Apostil işlemi belgenin içeriğini doğrulamaz; resmî imza, mühür veya sıfatın uluslararası kullanım bakımından doğrulanmasını sağlar. Hangi imzaya apostil uygulanacağı kurum talebine göre belirlenmelidir.
Belge birden fazla ülkede kullanılacaksa her ülkenin kabul ettiği dil ve tasdik zinciri ayrı incelenmelidir. Bir ülkede İngilizce ve apostilli nüsha yeterliyken başka bir ülke kendi resmî dilini isteyebilir.
Noter, apostil ve konsolosluk işlemleri resmî kurumların çalışma saatlerine bağlıdır. Teslim tarihi planlanırken tercüme süresinin yanında bu aşamalar ve varsa kargo süresi de hesaba katılmalıdır.
Tasdik zincirinde her aşamanın aynı belgeye ait olduğu açık biçimde görülmelidir. Kaynak belge, tercüme, noter şerhi ve apostil sayfalarının karışması yabancı kurumda kabul sorununa neden olabilir.
Belge dijital olarak gönderilecekse bütün tasdik sayfaları tek ve okunaklı PDF içinde taranmalıdır. Yalnızca apostil sayfasının veya yalnızca tercümenin gönderilmesi dosya bütünlüğünü bozabilir.